Kundenbetreuung 
Die Rolle umfasst die Sicherstellung eines exzellenten Serviceerlebnisses für unsere Kunden, Gäste und Geschäftspartner. Ziel ist es, einen erstklassigen, professionellen Ansprechpartner vor Ort zu bieten und gleichzeitig ein angenehmes, reibungsloses Center-Erlebnis zu gewährleisten.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten:

• Empfang und Betreuung unserer Kunden und Gäste (intern/extern) auf höchstem Niveau
• Professionelle Annahme, Weiterleitung und Dokumentation von Telefonaten (Deutsch/Englisch)
• Post- und Paketannahme inkl. Weiterbearbeitung gemäß internen Prozessen
• Erkennen und frühzeitiges Ansprechen potenzieller Konfliktsituationen
• Erstes Eskalationslevel für Reklamationen; kompetente Lösungsfindung und kundenorientiertes Beschwerdemanagement
• Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben
• Ggf. umfassende Assistenz- und Serviceleistungen für ausgewählte B2B-Kunden
• Vorbereitung, Set-up und Nachbereitung von Tagungs- und Konferenzräumen
• Durchführung technischer Aufgaben gemäß Handbuch und Center-Standards

Operativer Bereich 
Im operativen Bereich trägt die Position wesentlich dazu bei, die organisatorischen Abläufe im Center effizient, zuverlässig und qualitätsorientiert sicherzustellen.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten:

• Sicherstellung der Office-Readiness inkl. 30-minütiger Kontrollrundgänge zur direkten Behebung von Mängeln
• Datenpflege, Dokumentation und Reporting gemäß internen Standards und Handbuchvorgaben
• Pflege und Überwachung des kompletten Inventars (Ausstattung, Verbrauchsmaterial, Technik)
• Ansprechpartner für Handwerker, Lieferanten und externe Dienstleister; Koordination und Begleitung von Terminen
• Sicherstellung eines reibungslosen Tagesablaufs im Center
• Einhaltung und Umsetzung der internen Qualitätsrichtlinien und Prozessstrukturen

Teamverantwortung
Die Position übernimmt eine wichtige Rolle in der teaminternen Koordination und unterstützt die Führungsebene bei der Umsetzung operativer und teambezogener Aufgaben.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten:

• Tägliche Koordination des Teams sowie Priorisierung der Aufgaben
• Durchführung von Trainings, insbesondere zum Handbuch und relevanten Arbeitsprozessen
• Sicherstellung einer konstruktiven, serviceorientierten Teamkultur
• Enge Abstimmung mit dem Direktor sowie Übernahme der Stellvertretung bei Abwesenheit (Urlaub/Krankheit)
• Erstellung des Dienstplanes sowie Urlaubsplanung in enger Abstimmung mit dem Direktor
• Förderung eines effizienten Informationsflusses innerhalb des Teams
• Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Teammitglieder